4 claves para una administración de costos exitosa

Si tu sueño es tener tu propia cafetería, hay mucho qué tomar en cuenta pero el costeo es clave para lograr tener un negocio exitoso.

Las cafeterías son un espacio mágico que fomentan los reencuentros, interminables conversaciones y sobre todo, hacen crecer los sueños. Desconozco la razón detrás del deseo de muchos de abrir su propia cafetería, pero es un hecho con solo hacer un recuento de las cafeterías que abrieron en el 2017, al menos en Costa Rica.

Sin embargo, hay que decirlo… Muchos de estos emprendimientos no sobreviven dado que hay errores desde sus inicios y uno de los errores más comunes es el costeo. Así que para todos aquellos que están pensando en abrir una cafetería les comparto estas cuatro claves para una administración de costos exitosa.

Buscar precios de referencia con respecto a otras cafeterías en un área demográfica similar es útil para darse una idea de lo que está sucediendo, pero no es suficiente ya que cada negocio tiene diferentes gastos que cubrir, así que entremos en materia.

Para calcular correctamente el precio de venta, primero debemos tener claro el precio de compra de materia prima, por ejemplo si hablamos de café, ¿cuánto me cuesta el kilo y con eso cuántos espressos puedo preparar?

Debemos ahora sumar el costo de la mano de obra, es decir el tiempo que destina el personal para la elaboración de un producto para poder cuantificar cuánto destina de la jornada a esa elaboración.  No nos podemos olvidar que para la preparación de los productos hacemos uso de los servicios públicos (agua, electricidad, teléfono, etc) que se estima sean un 25% del costo. Estos forman parte de un grupo llamado Costo Indirecto de Fabricación, donde también entra el pago del uso de una franquicia.

Ahora llega la parte que más no gusta, el margen de ganancia. Este margen debe de cubrir los gastos de administración y ventas del negocio, pero debe ir de acuerdo a los precios del mercado.

Finalmente llegamos a los impuestos: de venta (13%) y de servicio (10%). El impuesto de servicio se cobra únicamente si se da un servicio a la mesa.

Este punto es específicamente para Costa Rica ya que contamos con la Caja Costarricense del Seguro Social. Aquellos emprendedores que se preguntan cuál es el salario de un barista, deben pensar también en las cargas sociales que ese salario representa.

El patrono no puede olvidar esto porque de lo contrario se llevará la sorpresa de aportar a la seguridad social un 26,33% de los salarios, y deberá retener un  10,34% del salario de los empleados, también para la seguridad social. Esto quiere decir que si el salario del barista es de ¢350 000 , debo aportar  ¢92,155 y retener  ¢36,190 del salario del barista.

Si necesitan ayuda con esto, la Caja pone a su disposición esta calculadora en su sitio web: www.ccss.sa.cr/calculadora

Un punto muy importante: aquellos empleados que deban dar servicio a la mesa tienen derecho a recibir el 10% de servicio que no es parte del salario, por lo tanto no se le hace ninguna retención y tampoco se le aplica al aguinaldo.

No olvidemos que otra de las obligaciones es el pago del aguinaldo al final del año y en caso de despido sin responsabilidad laboral o renuncia se deben de pagar las vacaciones y aguinaldo acumulados, y el preaviso; asimismo en el caso de despido con responsabilidad laboral, se debe de cubrir el pago de la cesantía.

Una palabra poco popular con la que hay que cumplir sí o sí. En Costa Rica existen dos tipos de regímenes: el simplificado y el tradicional.

La diferencia radica en que en el regimen simplificado se debe declarar el impuesto de ventas y renta cada tres meses. Con el regimen tradicional se debe de hacer el pago del impuesto de venta todos los meses y el impuesto de renta se cancela al final del periodo, es decir al 30 de septiembre.

En el regimen tradicional el impuesto de renta es generado sobre las utilidades netas del negocio, y en el simplificado es un porcentaje establecido por el total de las compras trimestrales.

Nos encanta practicar y nos encanta retar a los demás, PERO todo eso forma parte del desperdicio. Por supuesto que nos estamos superando a nosotros mismos pero todo tiene un costo.

El desperdicio se ajusta de acuerdo al negocio pero debe de ser un monto razonable. Así que si vamos a practicar o a permitirle el uso de cierta cantidad de insumos a nuestros empleados, este debe ser contemplado dentro del monto del desperdicio e incluirlo en el cálculo del precio.

¿Cómo mantener un control continuo del desperdicio? Una de las opciones son las tomas periódicas de inventario, las cuáles son mucho más sencillas con la ayuda de la tecnología. Actualmente existen muchos sistemas digitalizados que llevan un control exacto de lo que entra y lo que sale en forma de venta, eso sí, cuando el sistema se usa correctamente. Cuando lo que falta es mayor a lo que se tenía destinado al desperdicio significa que… se nos fue la mano o que algo anda mal que hay que detectar y corregir inmediatamente.

Algo con lo que tienen que lidiar constantemente los baristas es con la calibración del molino, la cual es restringida porque se ve como un desperdicio innecesario. ¡NO LO ES! Si estamos enfocados en vender bebidas de calidad, calibrar el molino para sacar lo mejor del café que utilizamos es una obligación. Así que dueños de cafetería, contémplenlo en su costeo. La misma situación si queremos mejorar el arte latte que se presenta en la taza final. Destinen cierta cantidad de litros de leche a la práctica.

Aunque estos no constituyen parte del costeo existen varios puntos que no se deben olvidar que son parte de la inversión inicial. Antes de tan siquiera pensar en abrir las puertas, se debe hacer el estudio de uso de suelo, el pago del permiso de uso del mismo, el pago de patente comercial y el impuesto que se le impone a esta. Si dentro del establecimiento se vendiera licor también se debe de contar con una patente de licores.

Además, si el negocio es parte de una sociedad anónima entonces también hay que pensar en la constitución de la misma, el pago de honorarios al abogado y el impuesto a la sociedad. También se debe considerar el registro de la marca para evitar sorpresas a futuro y evitar que alguien robe el trabajo realizado para posicionar la marca y que después se deba hacer el cambio, ya que alguien más la registró.

Este artículo fue escrito gracias al CPI Edwin Mejía, lo podés contactar a su correo personal emb1790@gmail.com.